Primer capítulo del espacio Somos Empresarios.Rafael Cantueso, Consultor, profesor del “PROGRAMA SUPERIOR EN GESTIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS” de Epyme, nos habla de cómo controlar los gastos de la empresa en verano.
Llega el verano.
Ya sé que aún falta un poquito, pero es muy posible que ya sepas dónde vas a ir, que hayas reservado hotel o apartamento e incluso ese restaurante que tanto te gusta.
Es decir, ya hemos empezado a organizar con tiempo lo que queremos que sean nuestras vacaciones.
No queremos improvisar nada.
Porque, si improvisamos, nos podemos encontrar que nos quedamos sin lo que nos interesa y solo queden los sitios que no nos gusten. Los que sean muy caros o los que estén muy lejos de la zona que buscamos.
Y toda esa organización la has hecho ANTES de que lleguen las fechas de irte de vacaciones.
Lo has planificado. Y, lo que se planifica, suele salir bien.
Pues para cumplir con los objetivos que nos hemos marcado necesitamos tener una herramienta que nos ayude. Esa herramienta se llama EL PRESUPUESTO.
Y resulta que hacer un presupuesto es el mejor momento para CONTROLAR LOS GASTOS.
Sin el presupuesto solo tienes en la cabeza una idea de que tienes que controlar esos gastos, pero cuando ves cómo impactan directamente en tu cuenta de resultados es cuando te pones en serio a controlarlos.
Pero no se trata de quitar gastos por quitarlos. Eso puede meterte en un problema. Se trata de pararte a pensar cuáles son necesarios y cuáles no.
Esta píldora formativa te voy a hablar de las 5 PAUTAS que tienes que seguir para analizar los gastos de tu empresa.
PAUTA NUMERO 1
Clasifica los gastos.
Puedes clasificarlos por:
• tipo de gasto
• por la importancia que tienen
• por áreas o por departamentos si tu empresa es grande.
Si los clasificas, pronto verás que probablemente hay gastos que se solapan unos con otros.
PAUTA NUMERO 2
Mide las variaciones interanuales.
Si un gasto se lleva el 1% de tus ventas y el año pasado se llevaba el 2% significa que estás optimizando ese gasto. Igual estás gastando más en euros, pero estás optimizando mucho porque tienes que dedicar menos porcentaje de tus ventas a atender ese gasto.
PAUTA NUMERO 3
Clasifica los gastos en tres categorías:
CATEGORÍA 1: Los que se pueden reducir de forma progresiva. Son gastos que no se pueden eliminar por completo y que, además, tardan en reducirse. Un ejemplo claro son los gastos de personal.
CATEGORÍA 2: Los que se pueden reducir de forma inmediata pero no en su totalidad. Aquí hay mucho margen. Muchísimo. Bajas rápidamente el gasto en determinadas cosas, pero nunca puedes eliminarlos totalmente.
CATEGORÍA 3: Los que se pueden eliminar inmediatamente en su totalidad. Estos gastos no suelen ser elevados ni suelen tener impacto relevante, pero son gastos que has ido acumulando y que puedes quitarte inmediatamente. Aunque no esperes grandes ahorros.
PAUTA NÚMERO 4
Determina quien es el responsable de cada gasto.
Asigna el área al que pertenece cada gasto.
A continuación, te detallo las principales áreas y los motivos por los que se producen gastos silenciosos pero que tienen gran impacto en la cuenta de resultados.
- Gastos del área de organización o Delegación de responsabilidades muy baja
o Formación y experiencia de los directivos muy baja
o Exceso de personal ocioso
o Muchos jefes y pocos operarios
o Comunicación poco efectiva.
- Gastos del área de recursos humanos o Elevada rotación provoca mayores gastos de selección, formación y adaptación
o Sistemas de selección de personal deficientes
o Absentismo laboral
o Horas extra sin justificar
o Ausencia de objetivos e indicadores para medir la actividad de los empleados
- Gastos del área de finanzas o Política de plazos de cobros y pagos poco definida genera más gastos.
o Seguimiento de cobros poco ágil.
o Poco control gastos mensajería
o Costes de telefonía
o Costes material de oficina
o Costes energéticos
o Viajes y desplazamientos
o Seguros que no cubren lo que se necesita
- Gastos del área comercial o Una elevada gama de productos sin control exige más gastos en fabricación y embalaje
o Gestión de cobro deficiente supone mayores gastos financieros.
o Devoluciones de productos supone mayores gastos.
o Ausencia de política de riesgos con clientes supone mayores gastos financieros.
o Campañas de publicidad descontrolada.
- Gastos del área de producción o Tener delegaciones o puntos de venta poco utilizados requiere más gastos de estructura.
o Deficiente utilización de máquinas supone mayores costes.
o Exceso de paros técnicos
o Deficiente control de mermas
- Gastos del área de compras y almacén o Poca negociación con los proveedores
o Distintos tipos de transporte inadecuados
o Concentrar compras en pocos proveedores sin negociar condiciones
o Exceso de stocks
Así podrás ver claramente dónde se está disparando el gasto o dónde está disminuyendo.
PAUTA NÚMERO 5
Implanta la culta empresarial de reducción de gastos
Es frecuente que los empleados no tengan cultura de reducción de gastos. No están usando su dinero, usan el tuyo. Y el dinero de otro no duele.
Implanta la culta del ahorro y de reducción de gastos.
Algunos ejemplos:
• Vigila las pérdidas del material que usan los empleados
• Vigila las roturas
• Vigila el uso del renting
• Vigila el uso de los EPIs
• Vigila el consumo de electricidad
• Vigila las mermas
• Vigila los gastos de mensajería
Si sigues atentamente estas cinco pautas descubrirás que puedes reducir gastos que tengan verdadero impacto en tu cuenta de resultados. No gastos que supongan ahorrar calderilla. Gastos que supongan un aumento importante de tus beneficios.
Sobre Rafael Cantueso Méndez
Consultor y Profesor de Finanzas Corporativas en Instituto de Formación Financiera. Codirector de la MEMBRESÍA CRENTA y del Programa Superior en Gestión y Dirección de Pequeñas y Medianas Empresas desarrollado en Epyme.